Spisová rozluka

Metodika spisové rozluky je od 5. října 2026 k dispozici na této stránce. Celou metodiku ke stažení včetně všech příloh najdete ve spodní sekci této stránky. 
Doporučujeme první prostudovat průvodce metodikou, který najdete zde.

Posledním dnem roku 2027 končí obecní a krajské stavební úřady. Od 1. ledna 2028 jejich působnost přebírá Úřad rozvoje území a jeho krajská a územní pracoviště – a s ní i všechny dokumenty a spisy, které k agendě patří. Takové předání se nazývá spisová rozluka. Neděje se samo: připravit ji musí obec, a to dlouho před rozhodným dnem. Tento přehled vám ukáže, co z metodiky Ministerstva pro místní rozvoj pro vaši obec vyplývá a kde začít.

Co se mění a proč na tom záleží

Novela stavebního zákona zřizuje k 1. lednu 2027 Úřad rozvoje území České republiky a o rok později jeho krajské úřady s územními pracovišti v obcích s rozšířenou působností. Úřad přebírá k 1. lednu 2028 činnost stavebních úřadů a je tedy nutné provést tzv. spisovou rozluku, tedy proces formálního předání všech spisů a dokumentů souvisejících s delimitovanými činnostmi. Postupuje se podle § 68a archivního zákona a § 22 vyhlášky č. 259/2012 Sb.

Spisový materiál dosavadního stavebního úřadu přitom nesměřuje jen jedním směrem. Spisy agend stavebního řízení budou předány k 1. 1. 2028 na úřad rozvoje území kraje, ostatní působnost v územním plánování přechází na kraj nebo obec už dnem účinnosti novely, tedy zhruba o rok dříve, a zbylé agendy obci zůstávají. Každý spis, dokument i evidenci proto musíte zařadit do jednoho z těchto tří směrů.

„O předání rozhoduje věcná příslušnost dokumentu k delimitované agendě, nikoli organizační zařazení útvaru ani držení dokumentu konkrétní osobou.“

zásada Z5 metodiky

Odpovědnost zůstává na obci

Za přípravu i samotné předání (fáze F0–F5) odpovídá obec jako předávající původce – za úplnost a správnost materiálu i za součinnost svých dodavatelů spisové služby a agendových systémů. Tuto odpovědnost nelze přenést na Úřad, který zajišťuje až převzetí a kontrolu (F6–F8). Obec jmenuje fyzickou osobu odpovědnou za provedení rozluky a obsadí klíčové role – koordinaci, věcnou garanci agendy, spisovou službu, spisovnu, IT a kontakt na dodavatele. Každá role potřebuje zástupce a skutečný mandát rozhodovat.

Klíčová role tajemníka

Podle § 110 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, tajemník odpovídá za plnění úkolů obecního úřadu (odst. 2), zajišťuje výkon přenesené působnosti a vydává spisový řád, nevydává-li jej rada obce (odst. 4 písm. a) a e)). Kde tajemník není, plní jeho úkoly starosta (odst. 3). Řízení spisové rozluky a garance řádného předání agendy tak přirozeně patří k jeho agendě.

Klíčové termíny vlny 2028

4. čtvrtletí 2026: Aktualizace metodiky a vzorů, vstupní informační výzva obcím

1. čtvrtletí 2027: Plán provádění spisové rozluky odeslán státnímu oblastnímu archivu (konec fáze F0)

průběžně 2027: Skartační řízení včetně projektové dokumentace

2.–3. čtvrtletí 2027: Zkušební datové balíčky a jejich vyhodnocení

31. 12. 2027: Konec přípravných fází, zánik obecních stavebních úřadů

1. 1. 2028: Vznik úřadů rozvoje území krajů, předání živých spisů – nelze odložit

2028–2031: Předávání vyřízených spisů a listinného materiálu po dávkách podle harmonogramu svozů

Cesta k předání v šesti krocích

Metodika dělí rozluku do devíti fází F0–F8. Závazné je jejich pořadí, ne délka – a u tří z nich nelze pokračovat, dokud není splněna stanovená podmínka. Pro obec se celá cesta dá shrnout do šesti kroků.

KROK 1:   Sestavte tým a upravte spisový řád fáze F0

Jmenujte odpovědnou osobu a role se zástupci a nahlaste je gestorovi. Včas si smluvně zajistěte součinnost dodavatele eSSL a agendového systému. Do spisového řádu doplňte postup při spisové rozluce (§ 68a odst. 6 archivního zákona) – bez toho rozluku nezahajujte.

KROK 2:   Zmapujte, co máte, a sepište plán fáze F0

Vyplňte dotazník gestora a odpovězte na vstupní výzvu. V katalogu evidencí a identifikační analýze (vzor P5) zařaďte každou věcnou skupinu do jednoho ze tří směrů – i tehdy, když se vám rozsah zdá zřejmý. Výsledkem je plán provádění spisové rozluky (P1), který projednáte s gestorem či Úřadem a ve 2. čtvrtletí 2027 zašlete archivu.

KROK 3:   Inventarizujte a skartujte včas fáze F1–F2

Roztřiďte materiál do kategorií K1–K7, spočítejte objemy v kusech, běžných metrech i GB, najděte hybridní spisy a projektovou dokumentaci a sepište zápůjčky a ztráty (P4). Co má uplynulou skartační lhůtu, zařaďte hned do skartačního řízení – nepředává se. Materiál s nedokončeným řízením zůstává u obce a předá se dodatečně.

KROK 4:   Ukliďte evidenci a rozhodněte, co odchází fáze F2–F3

Doplňte metadata, uzavřete vyřízené spisy, převeďte soubory do výstupních formátů a dozaevidujte projektovou dokumentaci. Vyžádejte zapůjčené spisy a držitele vyrozumějte o přechodu působnosti. Spisy sdílené s agendou obce řešte u uzavřených spisů kopií, neuzavřené lze rozdělit.

KROK 5:   Připravte seznamy, dávky a zkušební balíček fáze F4

Sestavte předávací seznamy (P2 pro živé, P3 pro vyřízené spisy), exportní dávky, harmonogram svozů a bezpečnostní ujednání. Bez úspěšně vyhodnoceného zkušebního datového balíčku nelze přistoupit k předání.

KROK 6:   Předejte a dotáhněte převzetí fáze F5–F8

Živé spisy předejte k 1. 1. 2028 vždy; elektronicky přenosem mezi systémy spisové služby, nikoli datovou schránkou. Listinný materiál jde po dávkách, neevidované fondy jako samostatná převzatá evidence se soupisem po krabicích. Data ve svém systému zničte až po bezvadném potvrzení Úřadu; vady odstraňte reklamační dávkou a rozluku uzavřete závěrečným protokolem.

„Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy se předávají vždy ke dni vzniku působnosti nástupce – jejich předání nelze odložit.“

rámcový harmonogram, kap. 1.14 metodiky

Pět chyb, kterým se vyhnout

Odklad živých spisů – nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy se předávají k 1. 1. 2028 bez ohledu na kapacity. Spoléhání na agendový systém – metodika řeší jen přenos z eSSL; co je vedeno jen v ISSŘ, vykažte, Úřad to převezme s výhradou. Vyjímání dokumentů z uzavřeného spisu – je zakázáno, použijte kopii. Spis bez projektové dokumentace – PD je součást spisu, u každé položky uveďte, kde je a v jaké podobě. Vyřazování kopií „od oka“ – kopii lze vytřídit, jen když je ověřeno, že originál existuje a je dohledatelný.

Kde hledat pomoc a co je ještě otevřené

Každá obec dostane kontaktní osobu gestora (MMR, později Úřadu); k dispozici bude i jednotná funkční e-mailová adresa, koordinační jednání a centrální koordinační struktura pro výklad a odchylky. Odborně radí příslušný státní oblastní archiv. Mějte na paměti, že metodika je zatím návrh verze 0.9: termíny i vzory se mohou změnit a zvláštní vzory pro část 2 (rozhodovací matice, soupis samostatné převzaté evidence, ujednání o strpění uložení) dosud nebyly vydány; do té doby se použijí vzory části 1 přiměřeně.

Dotazy na spisovou rozluku zasílejte na zrychleni.vystavba@mmr.gov.cz.